Проведение тематических мероприятий, тренингов, семинаров требуют правильной организации условий. Компании используют для этих целей подготовленные, оснащенные всем необходимым. Можно арендовать конференц-залы Киев, чтобы провести событие с учетом своего формата деятельности. Рассчитанное на большую или малую аудитории. Любые лекции, мастер-классы пройдут максимально комфортно.
Интерьер помещения
Сначала стоит определиться с целью мероприятия. Под конкретное событие подбирается площадка с определенным дизайном, мебельными предметами, цветовой палитрой. Зал должен подходить под требуемый ивент.
Если планируется семинар на серьезную тему, лучше отдать предпочтение классическому стилю. Минимализм придает правильного настроя всем участникам. Ввиду длительного нахождения в таком помещении, следует уделить внимание каждой мелочи. Сдержанность, современность дизайнерского оформления прибавит баллов событию. Приветствуются нейтральные цвета без лишних отвлекающих элементов.
Различные тренинги, воркшопы подразумевают не формальную обстановку. Подаваемый контент будет легче восприниматься посетителями в свободной атмосфере. Для каждого участника отводится комфортное место. Оптимальный вариант – лофт. Многофункциональность, открытое пространство.
В конференц – зале не должно быть много мебели, поглощающей пространство. Лучше избавиться лишних предметов. Участники должны свободно двигаться. Особенно, если это деловая встреча, чтобы не отвлекать собеседников от сути дела.
Местоположение
Определившись с датой, важно учесть расположение локации:
- Фактор транспортной развязки. Всем участникам должно быть комфортно добираться к пункту. В будний день загруженность на дорогах увеличивается, что немаловажно и может привести к задержке начала проведения мероприятия. Следует проанализировать проездной путь общественным транспортом, также на личном автомобиле,
- Территориальное расположение. Исключить сразу можно варианты, находящиеся за чертой города. Центр – лучшее решение.
Оборудование
Выбираемый зал должен быть заранее подготовлен к проведению конференции в соответствии с предпочтениями клиента. Наличие магнитной или мультимедийной доски, флипчарта, климатической техники, кулеров, компьютеров и термопотов. Дополнительно предоставляются проекционные системы с экранами, соединение с интернетом. Также это может быть сценическая конструкция, обеспечение прямой трансляции. Обязательно микрофон. Хорошо, если будет несколько штук. Необходимы вспомогательные источники питания.
Качество звука и видео обеспечивается мощной аппаратурой и хорошим сигналом wi-fi. В случае необходимости, администрация по месту предоставляет возможность подключения аппаратуры. По прибытии, тестируется связь с сетью.
Количество гостей
Основным параметром является правильный расчет посадочных мест. Что поможет избежать форс-мажорных ситуаций. Чем больше ожидается присутствующих, тем вместительней должно быть помещение. Для нежданных участников также предусматривается этот момент.
Для небольшого корпоративного тренинга подойдет малый класс. Преимуществом обладают конференц – холлы. Которые разместят большое количество людей. Они могут быть поделены на зоны. Организатору будет удобно подобрать нужную площадь. Если штат большой, стол выбирается такой величины, чтобы можно было рассадить всех сотрудников.
Не составит труда расчет посетителей по предварительной записи. Не помешает установка дополнительных мест.
Комфорт и удобство
Посетителям должно быть сподручно в помещении. Базовые факторы комфорта:
- возможность поесть в уютной обстановке;
- чистые комнаты для отдыха, чтобы в перерыве можно было расслабиться;
- наличие аккуратного, убранного санузла;
- проведение события в освещенном зале, благоустроенном обогревательными приборами в холодный период. В жару – кондиционером.
Убедиться в том, что гости не будут испытывать дискомфорта, лучше посетить площадку лично:
- осмотр туалета. В первую очередь чистота, наличие гигиенических принадлежностей. Проверка функциональности осветительных элементов, наличие зеркал. Хотя это все мелочи, но при их отсутствии может сложиться отрицательное впечатление от мероприятия;
- информация о ближайшем кафе. Зная время перерыва, стоит учитывать, чтобы участники успели добраться до него. Вместимость заведения не должна омрачать очередями;
- пространство для кофе-брейка. Располагается рядом с основным залом. Желающие должны без проблем быстро добраться к такой зоне. Приветствуется оснащенность небольшими диванами, мягкими креслами. Заранее узнайте об обеспечении провиантом;
- недопустимо промерзание присутствующих зимой. Важно убедиться в наличии обогревателей, которые создают требуемый микроклимат.
Если предполагается большая аудитория, нужно предусмотреть парковку для их личного транспорта. Также можно воспользоваться услугой трансфера.
Техническая сторона
Успех мероприятия зависит от слаженности работы команды профессионалов. Техники, персонал менеджеров, организаторы, специальные гости. Уточнение всех нюансов до проведения играет главную роль. Обсуждение технических моментов с владельцем зала – важный этап. Возможность встречи гостей в фойе, работающий гардероб, наличие бара.
Лучше договориться о выделении сотрудника, который в случае поломки аппаратуры быстро исправит ситуацию. Выполнит настройки оборудования. Иногда возникает потребность замены техники. Если условия аренды не предусматривают такое, можно нанять специалиста со стороны.
Детальная подготовка поможет незабываемо провести симпозиум, брифинг или конференцию. Стоит позаботиться об услугах переводчика, если это требуется. Не менее важно рекламное сопровождение, проживание для иногородних. Комплексное обслуживание сократит нагрузку организатора. Помимо подбора зала, ест возможность консультации по ряду интересующих вопросов.
