У 1961 році на Гаазькій конференції була прийнята міжнародна форма засвідчення документів — апостиль. Вона використовується в тих випадках, коли фізичній або юридичній особі за межами країни необхідно підтвердити достовірність тих чи інших відомостей в письмовій формі.

По суті, апостиль — це штамп, який проставляється як на оригіналі, так і на копії певних документів. Це може бути свідоцтво про народження, реєстрацію юридичної особи, диплом — все залежить від того, які саме відомості необхідно підтвердити на міжнародному рівні. Але є одна важлива умова — не проставляється апостиль на документах особистого користування: договорах, розписках.

Які документи підлягають апостилюванню і як вони оформлюються?

Апостиль проставляється в Мінюсті або територіальних органах, що знаходяться в підпорядкуванні Міністерства юстиції. На документах, що підлягають апостилюванню, повинна бути, як мінімум, одна відмітка державних органів — штамп або печатка. Засвідчення апостилем підлягають документи, видані:

  • відділами РАЦСів;
  • управліннями внутрішніх справ;
  • нотаріальними конторами або такі, що підлягають нотаріальному засвідченню (наприклад, договори купівлі-продажу, свідоцтва про право власності на нерухомість).

Апостиль може бути проставлений як на оригіналі документа, так і на його копії — все залежить від вимог тієї країни або установи, для яких виконується апостилювання. Якщо мова йде про копії, то дуже часто потрібно їхній переклад державною мовою тієї країни, де буде наданий документ. Наприклад, свідоцтво про шлюб, видане на території України, що потребує легалізації в Італії, в обов’язковому порядку перекладається італійською мовою. І навпаки, свідоцтво про народження, видане в Італії, для легалізації на території України в обов’язковому порядку перекладається українською мовою. На такому перекладі й ставиться штамп апостилю. Тому дуже часто послуги апостилювання надають бюро перекладів, де є фахівці, які володіють різними мовами.

Якщо використовується апостиль, то він повинен містити обов’язкові відомості, інакше такий штамп може бути визнаний недійсним. При апостилюванні вказуються країна і населений пункт, де виконана легалізація документа, прізвище та підпис особи, що проставила штамп, номер і дата проставлення апостилю. Крім цього, документ, що підлягає апостилюванню, повинен мати печатку державного органу, інформацію про дату і місце видачі, підпис і прізвище особи, відповідальної за його оформлення.

В яких випадках апостиль в Мінюсті проставити не вдасться?

Фізичні та юридичні особи, які потребують послуги апостилювання, можуть отримати відмову в легалізації документів, якщо на них є сліди пошкоджень або виправлень. Також не підлягають засвідченню апостилем документи з ламінованим покриттям або потертостями на згинах, через які встановити справжність підпису, печатки або прочитати необхідну інформацію не є можливим. У таких випадках рекомендується отримати дублікат документа та тільки після цього виконати процедуру апостилювання.

Проблеми можуть виникнути й в тому випадку, якщо в документах виявлені різночитання. Наприклад, ім’я та прізвище людини в паспорті та в свідоцтві про шлюб розрізняються. У таких ситуаціях апостиль може бути проставлений лише після усунення різночитань.