Любой, кто сталкивается с задачей организации конференции, тренинга или научного симпозиума, сталкивается с трудным решением относительно выбора подходящего места. Лучший конференц сервис в Одессе вам предложит сеть отелей Black Sea Hotel Group!

Планирование конференции или учебного курса - задача, требующая исключительно высоких организаторских способностей. Конечно, основной вопрос - найти подходящее место, где можно без проблем провести мероприятие. При принятии решений также следует помнить о расположении помещения, его техническом оснащении и других условиях, которые могут повлиять на комфорт как руководителей, так и участников того или иного проекта.

Размер и количество мест

Прежде всего, прежде чем арендовать конференц-зал, вам нужно знать, сколько человек примет участие в вашем мероприятии. Это знание позволит вам подобрать размер комнаты под количество приглашенных. Помните, что слишком большое помещение будет казаться пустым, а аренда слишком маленького помещения заставит вас искать дополнительные стулья, которые заполнят комнату и создадут неуютное ощущение.

Оснащение комнат

В каждом конференц-зале должно быть все необходимое оборудование для проведения тренинга или мультимедийной презентации. В конференц-зале должен быть проектор, который можно подключить к компьютеру, визуализатор, проекционный экран или широкоформатные мониторы, мультимедийный проигрыватель. Флипчарты не менее важны во время проведения конференций. Не менее важным будет звуковое оборудование, то есть динамики и микрофоны, а также возможность настроить свет в соответствии с потребностями мероприятия.

Комфорт

Каждому участнику конференции или тренинга, а также докладчику должно быть предоставлено посадочное место. Такие мероприятия часто длятся несколько часов, поэтому так важно, чтобы стулья были удобными. В ситуации, когда участники будут сидеть за столами, у каждого человека должно быть достаточно места для размещения на нем учебных материалов или личных вещей, таких как ноутбуки.

Кейтеринг

Одним из важнейших преимуществ организации конференции в отеле является удобство заказа питания. Обеспечение гостей едой и постоянный доступ к горячим и холодным напиткам во время конференций может быть очень проблематичным, к счастью, комплексное гостиничное обслуживание избавит вас от хлопот. Более того, после завершения всех тематических блоков участники смогут расслабиться во время своего пребывания в баре отеля или за совместным ужином.