Организация ивентов в Киеве: на что обратить внимание и почему важен профессиональный подход

Организация ивентов (Киев) – одна из самых востребованных услуг рекламных агентства полного цикла или специальных ивент-компаний. Ежедневно в столице проводится десятки, а то сотни мероприятий. И действительно яркие вечеринки, о которых говорят еще долгое время, обычно спланированы профессионалами. В чем преимущество организации ивентов (Киев) силами профессиональной команды креативщиков и ивент-менеджеров – давайте разбираться.

Организация ивента: основные задачи

Цель ивента (или мероприятия простыми словами) может быть разной: реклама нового заведения или поздравление человека. Задача такого события – подарить яркие эмоции: имениннику или гостям, которые потом станут постоянными клиентами ресторана, клуба, автоцентра или даже клиники.

Да, организация ивента – это рекламное мероприятие, которое подходит и требуется абсолютно во всех сферах бизнеса. Праздничные или корпоративные вечеринки, бизнес-семинары и конференции, лекции и встречи с метрами в определенной нише – это все ивенты. От выбора типы события во многом зависит его успешность. Так, если вы хотите удивить гостей кухней своего ресторана и приобщить их к культу гастрономии, оптимальный сценарий – это мастер-класс с вашим или известным приглашенным шеф-поваром. IT-компании, чтобы продемонстрировать свою компетентность и профессионализм, лучше всего организовать бизнес-семинар или конференцию. А вот для индустрии развлечений ничего лучше вечеринок не бывает.

Организация ивента в Киеве: пошаговый алгоритм

Конечно, процесс подготовки качественного интересного мероприятия во многом зависит от его вида – у организации вечеринки и бизнес-семинара есть своя специфика. И все же можем выделить ключевые пять шагов в организации безумного и яркого ивент-мероприятия:

• Разработка концепции и прорабатывание сценария. Здесь важен креативный подход и знание законов режиссуры массовых мероприятий.
• Поиск места проведения, оформление и декорации. Хорошо, если вы планируете вечеринку в своем же ресторане или магазине. Иначе, чтобы найти идеальное и не очень дорогое место, придется хорошо потрудится.
• Поиск подрядчиков и персонала. А предусмотреть нужно очень много всего! Чем вы будете угощать гостей и где заказать кейтеринг? Посуда – ограничиться одноразовой или взять в аренду изысканный хрусталь? Кто будет выступать на вечеринки, какой у артистов райдер? Сюда же нужно отнести аудио-технику, украшение зала, приглашения, промо-материалы и мерч. А еще поиск подсобных рабочих, хостес, официантов, пиджеев, промоутеров и многое другое. Поверьте, это самый сложный этап в подготовке.
• Разработка тайминга, репетиции и прогон финального варианта мероприятия. Вы должны до секунды понимать, как и что будет происходить на мероприятии – и вместе с тем быть готовым к любым неожиданностям.
• Проведение ивента, подведение итогов и работа над ошибками. Подумайте, что удалось идеально, вызвало резонанс у публике, а что стоит доработать. Это пригодится в будущем.

Заведите специальный блокнот или воспользуйтесь электронным органайзером, в котором будет будете все этапы подготовки к мероприятию.